Valmis lähtöpiste
Chatbot ei lähde tyhjästä, vaan pohjalla on runko taloyhtiöiden yleisimpiin kysymyksiin.
Chatbot isännöintiyrityksille valmiilla taloyhtiöaiheisella tietopohjalla
Chatbot isännöintiyritykselle, joka auttaa yleisissä kysymyksissä ja ohjaa tarvittaessa ihmiselle.
Isännöintitoimistoissa samat kysymykset toistuvat usein: kenelle vikailmoitus tehdään, miten autopaikkaa haetaan, mitä muutostyöstä pitää ilmoittaa ja mistä löytyvät oikeat yhteystiedot. Chatbot voi auttaa näissä ensimmäisissä kysymyksissä, hyödyntää valmista taloyhtiöaiheista tietopohjaa ja ohjata epäselvät asiat edelleen ihmiselle tai yhteydenottopyynnöksi.
• valmis tietopohja taloyhtiöiden yleisiin kysymyksiin
• toimiston omat käytännöt ja yhteystavat mukaan
• ihminen mukaan silloin kun tilanne sitä tarvitsee
Miksi valmis tietopohja helpottaa käyttöönottoa?
Monessa chatbot-projektissa varsinainen haaste ei ole asennus vaan sisältö. Isännöintialalla tämä korostuu, koska kysymykset liittyvät usein vastuunjakoon, vikailmoituksiin, muutostöihin ja käytännön asiointiin. Valmis taloyhtiöaiheinen tietopohja antaa tähän selkeän lähtökohdan.
Selkeämpi käyttöönotto
Kun yleinen tietopohja on valmiina, toimiston oma versio saadaan nopeammin testiin ja käyttöön.
Toimiston oma tapa näkyy mukana
Valmis pohja ei tarkoita geneeristä bottia. Mukaan lisätään toimiston omat käytännöt, yhteystavat ja rajaukset.
Mihin kysymyksiin valmis tietopohja voi vastata?
Tavoite ei ole korvata isännöitsijää, vaan auttaa ensivaiheen neuvonnassa niissä asioissa, jotka toistuvat arjessa useimmin ja joihin on olemassa selkeä perusvastaus.
Taloyhtiön yleiset käytännöt
Esimerkiksi yhteystavat, asiointiohjeet, asiakirjapyynnöt, kokousasiat ja muut tavalliset peruskysymykset.
Asumisen arjen kysymykset
Autopaikat, remontointi, muutostyöt, avaimet, säännöt, ilmoitukset ja yleinen asumisen neuvonta.
Vastuunjaon peruslinjat
Chatbot voi ohjata oikeaan suuntaan esimerkiksi silloin, kun kysymys liittyy vikailmoitukseen tai kunnossapitovastuuseen.
Miten ratkaisu toimii käytännössä?
Kävijä kysyy, chatbot vastaa tietopohjan perusteella, ja tarvittaessa keskustelu siirtyy ihmiselle tai yhteydenottopyynniksi.
1
Asukas tai osakas kysyy
Kysymys tulee verkkosivun chatista ja liittyy taloyhtiön arkeen, palveluun tai asiointiin.
2
Chatbot vastaa heti
Vastaus pohjautuu valmiiseen tietopohjaan sekä toimiston omiin käytäntöihin ja tietoihin.
3
Ihminen jatkaa tarvittaessa
Jos asia vaatii tapauskohtaista tulkintaa, keskustelu voidaan ohjata eteenpäin toimiston ihmiselle.
4
Yhteydenottopyyntö talteen
Jos ketään ei ole paikalla, chatbot pyytää yhteystiedot ja tallentaa tilanteen jatkokäsittelyä varten.
Mitä hyötyä tästä on isännöintitoimistolle?
Hyöty ei ole vain tekninen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa nopeampaa ensivastetta, vähemmän toistuvia kysymyksiä ihmisille ja selkeämpää jatkopolkua niissä tilanteissa, joissa botti ei yksin riitä.
Vähemmän toistuvaa perustyötä
Peruskysymyksiin voidaan antaa vastaus heti ilman, että sama asia kulkee aina puhelun tai sähköpostin kautta.
Nopeampi ensivaste
Asukas tai osakas saa vastauksen heti myös silloin, kun toimistossa ei juuri sillä hetkellä vastata viesteihin.
Valmis pohja helpottaa aloitusta
Tietosisältöä ei tarvitse rakentaa kokonaan alusta, vaan ensimmäinen versio voidaan tehdä valmiin rungon varaan.
Selkeä jatkopolku ihmiselle
Epäselvät ja tapauskohtaiset tilanteet eivät jää botille, vaan ne voidaan siirtää ihmiselle hallitusti.
Selkeämpi päätös käyttöönotosta
Kun ratkaisulla on valmis toimialapohja ja rajattu käyttötarkoitus, käyttöönotosta on helpompi tehdä käytännön päätös.
Tietopohja tarkentuu käytössä
Keskustelut näyttävät nopeasti, mitä kysytään eniten ja mitä vastauksia tai rajauksia kannattaa täydentää seuraavaksi.
Tutustu myös näihin
Jos chatbot tulee osaksi isännöintitoimiston asiakaspalvelun ensivaihetta, näiden sivujen kautta hahmottuu hyvin koko kokonaisuus.
Katso chatbotin perusrakenne, live-agentti ja yleinen käyttötapa verkkosivulla.
Näe miten chatbotilta tulevat yhteydenotot voidaan käsitellä jatkossa selkeämmin.
Käydään läpi, miten taloyhtiöaiheisella tietopohjalla rakennettu ratkaisu sopisi teidän toimistolle.
Haluatko arvioida, sopiiko tällainen chatbot teidän toimistolle?
Käydään yhdessä läpi yleisimmät kysymykset, toimiston omat käytännöt ja se, millainen ensimmäinen versio olisi järkevä toteuttaa.